FÅ HJEMMEKONTORET TIL Å FUNKE:
– I en kontorjobb går 60 prosent av tiden med på sosialt og fjas
Unngår du disse tabbene, kan du få hjemmekontoret til å bli mer effektivt.
Det verdensomspennende koronautbruddet har ført til at store deler av Norge nå er stengt ned.
Mange bedrifter måtte i forrige uke hive seg rundt raskt og gi sine ansatte beskjed om benytte seg av hjemmekontor fremover. Andre må jobbe hjemmefra fordi de er i karantene. Alt dette byr på endringer i måten mange jobber på.
Åpne kontorlandskap og delte kontorer er malen på norske arbeidsplasser. Ifølge Statens arbeidsmiljøinstitutt fungerer åpent kontorlandskap dårligere ved konsentrasjonsarbeid, men kan være et alternativ med arbeid som krever løpende kontakt.
Sånn sett kan mange få seg en positiv overraskelse med hvor effektive de blir uten stadige møteavbrytelser og pratsomme kolleger. Men hvis du ikke er av dem som jevnlig har hjemmekontor, kan det hende at du ikke har rukket å opparbeide deg nyttige rutiner for å komme gjennom dagene på en mest mulig effektiv og minst mulig belastende måte.
Elise Kristiansen er webutvikler i det Skien-baserte selskapet Aplia. Hun driver også bloggen Frk. Front-end. For tiden jobber hun hjemmefra på grunn av koronautbruddet. Hun forteller at hjemmekontor ikke er fullstendig ukjent selv om hun vanligvis ikke bruker det hele arbeidsdager. Hun setter også pris på den ekstra muligheten det gir for konsentrasjon.
Skriver prioriteringslister
– Noen dager når man trenger arbeidsro, er stressa og føler at hundre oppgaver opptar hodet på én gang kan det være veldig fint å starte dagen med litt hjemmekontor, der man får fred til å fokusere, lage lister og skaffe en oversikt. På kontoret har vi åpent landskap, noe jeg er veldig glad i, men det kan føre til en del avbrytelser på morgenen. Vanligvis kan jeg synes det er altfor stille på hjemmekontor, men nå har jeg både samboeren min her og katten, som lager nok bråk til å fylle stillheten, sier Kristiansen til Side2.
Hun starter dagen med en gjøremålsliste, og ser over kalenderen, oppgavelisten sin, supportsaker og mail, og skriver ned alt hun må gjøre. Deretter sorterer hun de ulike arbeidsoppgavene, sånn at hun får gjort det viktigste og det som haster mest først.
På spørsmål om hva som er hennes beste tips til hvordan å løse en effektiv arbeidsdag hjemmefra, sier Kristiansen:
– Hvis jeg skal trekke fram ett tips vil nok det være å sørge for en ordentlig god arbeidsplass. Ha en god stol, helst en ekstra skjerm, bord, ryddige omgivelser, nok lys og en ekstra datamus. Hvis man skal sitte mye på hjemmekontor, er det så viktig at man ikke ødelegger kroppen, og for motivasjonens del trenger man å ha utstyret i orden.
– Har du tips til andre ting underveis i arbeidsdagen som kan lette hjemmekontor-situasjonen?
– Masse kaffe. Vi holdt på å gå tom for kaffe allerede fredag og det var litt krise. Nå har vi fått kjøpt mer, sammen med frukt, godteri, kjeks og andre motivasjonsbomber. Pass også på å drikke nok vann, slik at du holder deg hydrert!
Har kaffe-møte hver morgen
For å holde kontakten med kollegene, forteller Kristiansen at arbeidsgiveren har satt opp møter hver morgen som kalles «Kaffeslabberas», som er et tiltak for å holde liv i det gode arbeidsmiljøet.
– Der kan alle komme innom den første halvtimen av arbeidsdagen. I tillegg har en liten gjeng av oss laget en kanal på en app som heter Discord. Der ser man hvem som er i samtale og det gjør det enkelt å bare komme innom og småprate i fem minutter som pauser.
Flere arbeidsplasser benytter seg også av VPN (virtuelt privat nettverk), som gir de ansatte alt av tilganger de ellers har via nettverket på jobben. Også Kristiansen benytte seg av dette. Hun forteller at kundemøter kan løses via Whereby eller Hangouts.
Elise Kristiansen forteller at hun synes det er viktig å ta pauser, og at hver og en må finne sin balanse på hvor ofte man trenger dem.
– Jeg liker å innimellom gå inn i samtale med kollegaer som pause, og noen ganger bare ta meg et par minutter der jeg scroller gjennom nettaviser, blogger, Instagram eller Facebook. Det viktige er bare å ikke ta så hyppige pauser at man kommer ut av fokus for ofte, men heller ikke så sjeldent at man blir ør i hodet.
Les også: Hun har hatt hjemmeskole med barna i sju år. Her er hennes beste råd
Ikke bruk hodet til alt du skal huske
Morten Røvik er foredragsholder, coach og rådgiver. Han er også sertifisert GTD Master Trainer og har undervist i produktivitetsteknikken «Getting Things Done» siden 2010.
– Metodikken har en grunntanke om at du ikke skal bruke hodet ditt som et system for alle tingene du skal huske. Da kan man fort bli stressa, noe som fører til at produktiviteten synker dramatisk, for da konkurrerer tankene i hodet ditt om hvilken tanke som skal vinne, forklarer han til Side2.
– La oss si at du konsentrerer deg om en oppgave som krever høy konsentrasjon, samtidig minner du deg selv på at du skal huske på å kjøpe to melk på vei hjem, hente ut en resept på apoteket, og skrive under en kontrakt før du går. Alt dette er små tanker om at du skal gjøre noe som stjeler din hjernekapasitet. Jo mer du har å tenke på som romsterer samtidig, jo mindre effektivt. Det sier også alle forskere at er mindre effektivt, fortsetter han.
Røvik har også fast spalte i Aftenposten hvor han skriver om personlig produktivitet og er med i avisens ekspertpanel på jobb, karriere, jus og arbeidsliv.
Han råder til å skrive ned alle tingene du skal huske på. Du skal da skrive det ned et sted hvor du lover deg selv at du skal se på det i løpet av de neste 24 timene. Da skal du beslutte hva du skal gjøre med det, ned i neste skritt som kalles handling.
– Du beslutter det du skal gjøre, legger det inn i kalenderen hvis det haster og setter av litt tid til det. Hvis det ikke haster, legger du det inn på handlingslister.
Hvis din neste handling ikke fullfører tingen du skal gjøre, gjør du en oppføring på en liste du kaller «ønskede utfall».
– For eksempel hvis du tenker at du skulle pusset opp badet. Det ønskede utfallet er et flott, nytt baderom alle koser seg på, som er ferdig oppusset. Da noterer du ned alle de handlingene du må gjøre for å drive denne ene tingen fremover. For eksempel at du skal ringe Ole angående tips til rørlegger, reise på Biltema og handle to meter koberrør, slike småting som driver det hele fremover.
Den perfekte balansen
Røvik forteller at samling, behandling og organisering av oppgaver er grunnprinsippene i de tre første stegene i metodikken.
– Du skriver ting ut av hodet for at ting skal bli utenfor hodet, og da må du bestemme hva du skal gjøre hver 24. time, for å holde kontroll på hva du ønsker å oppnå. Da parkerer du det inn på en kalender hvis det haster, eller på en liste hvis det ikke haster. Du ser over det jevnlig, ellers flytter det inn i hodet ditt og du får dårlig samvittighet, oppsummerer produktivitetsekserten.
– Minst én gang i uken skal du gjøre en ukentlig revidering, det er steg fire. Steg fem er å utføre det som står på kalenderen at du skal utføre. Har du ledig tid i kalenderen din, kan du finne noe fra listene som det passer å gjøre.
Dette vil føre til at du går fra å være reaktiv til å bli proaktiv.
– Å være reaktiv er å bruke innboksen til en gjøremålsliste. Å være proaktiv er å beslutte hva du skal gjøre på forhånd. Du samler, behandler, organiserer, reviderer og utfører. Da samler du alle ting ute av hodet som du har en bekymring på. Se over listen jevnlig nok til at du kan revidere, og utfør de viktigste og riktigste tingene.
– Det som skjer når du bruker disse metodikkene, er at du blir mindre stressa og får mindre å tenke på. Du blir mer tilstedeværende i møter på jobben, med venner og hjemme med familien. Du får også mer oversikt og mer kontroll.
Slik unngår du dårlig samvittighet
De fleste av oss ønsker å ha god kontroll på jobben sin, men produktivitetseksperten forklarer at det dessverre ikke er normalen å gå rundt med denne følelsen til vanlig.
– De aller fleste har det som modus operandi at normalen er at de er småstressa hele tiden over ting de ikke har gjort noe med. Mange har også dårlig samvittighet over alle tingene de ikke husker at de har tatt på seg, sier han, og utdyper:
– De er redd for at noen skal bli sure på seg og tror hele tiden at det snart kommer en epost fra noen som er sinna. Det gir uttrykket «fomo» («fear of missing out» eller redselen for å gå glipp av ting, red. anm.) en ny dimensjon . Med metodikken minskes denne frykten betydelig. Man får mer kontroll, oversikt, mer tilstedeværelse og trenger ikke fire glass rødvin for å koble av jobben. Ting går rett og slett litt mer av seg selv.
Ny koronastudie: Disse pasientene har dårligst prognose
– Planlegg dagene dine
Gjennom «Getting Things Done», definerer Morten Røvik mange av oss som såkalte «kunnskapsarbeidere». Dette er arbeidstakere som skaper noe som har verdi ved tankens kraft og trenger mulighet til å ikke forstyrres og ha høy konsentrasjon.
For kunnskapsarbeidere deler han inn gode tips til de som skal jobbe hjemmefra i to hovedpunkter: Praktisk tilrettelegging og praktisk jobbing.
– Til praktisk tilrettelegging anbefaler jeg veldig varmt at du planlegger dagene dine. Senest dagen før bør du planlegge hva du skal gjøre neste dag. Planlegg også pauser. Sitter du i koronakarantene eller må jobbe hjemmefra fordi du ikke får lov å gå på jobb, er det lett å få «brakkesyken». Du føler deg småsprø i hodet, blir deppa og kjenner deg utenfor. Det er også viktig å planlegge noen pauser til hvordan du kan komme deg ut og lufte hodet. Bruk pausene til å spise lunsj og gå ut. Ikke nødvendigvis for møte andre, men kom deg ut døra, råder han.
Du bør også kommunisere viktigheten av at du får jobbe uforstyrret med familie, samboere eller romkamerater.
– Jeg foreslår at du lager noen rutiner på når du kan forstyrres. Er det ok at ungene kommer inn og sier hei? Hvis ikke, si ifra at «nå skal mamma/pappa jobbe» og at de kan komme inn om to timer. Da har du det forutsigbart når du blir avbrutt. Det kan selvfølgelig bli fryktelig vanskelig for ungene å forstå og er en slags «best practice», men det blir forutsigbart og man unngår en grinete mor og far.
Han anbefaler også å alltid ha blokk og penn tilgjengelig. Der kan du skrive ned hva du skal gjøre noe med når de oppstår i hodet ditt.
– Se over det du skriver ned et par ganger om dagen og bestem hva du skal gjøre med den og den enkelte saken. Parker resultatet av tenkingen din på en liste eller, om det haster, på kalenderen. I løpet av dagen kan du sette av en halvtime til å gjøre noen av tingene. Noe du kan gjøre senere som ikke haster, går på lista.
Ikke sitt i pyjamas
I tillegg anbefaler han å ta på jobbklær, slik at du lager et synlig skille på jobb og fritid.
– Ta de også av når du er ferdig med jobben og skift til fritidsklær. Grunnen er at det kan være vanskelig å skille jobb og hjemmetid. Ved å skifte tøy markerer du for deg selv når du gjør hva. Ellers kan det oppleves som at du alltid er på jobb og aldri har fri. Pyjamas på hjemmekontoret bør være unntaket mer enn regelen. Jeg anbefaler også et eget rom hvor du kan lukke døren for jobbing hvis det er fysisk mulig. Rydd pulten for alt som ikke hører hjemme der når du avslutter jobben. Da starter du med blanke ark dagen etter. En ryddig plass gir lyst til å jobbe.
Unngå denne pause-tabben
Produktivitetseksperten anbefaler å jobbe i bolker og ta pauser, og refererer til den italienske pomodoro-teknikken som et eksempel:
– Du jobber konsentrert i 25 minutter, tar fem minutter pause og repterer. Du er nødt til å bevege og strekke på deg og få i gang blodomløpet, ellers jobber du ikke optimalt. Er du midt oppe i noe, kan du sitte lenger, men du bør komme deg opp minst en til to ganger i timen.
Han mener man bør gi seg selv total mobilnekt i pausene.
– I pausen engasjerer du ikke hjernen i det hele tatt, men lar den «gresse». Mange har nok suget etter å sjekke Instagram om de har fått noen likes, men du bør heller ta en tur på toalettet eller gå ut på verandaen for å koble av hodet. Hjernen trenger også tid til å bare gresse. Da fungerer den bedre når du kommer tilbake igjen. Du bør også drikke vann, ikke bare på grunn av sunnhets-aspektet. Det tvinger deg opp av stolen med jevne mellomrom hvis du glemmer pomodoro-prinsippet. Blæra di vil nemlig minne deg på det.
– 60 prosent fjas på kontor
Han advarer de som ikke har hjemmekontor til vanlig om at situasjonen kommer til å føles sosialt veldig tomt.
– Folk som jobber på kontor jobber effektivt 40 prosent av arbeidstiden, mens 60 prosent går med på sosialt og fjas. Det er viktig og sunt, men vi surrer bort mye tid i eksempelvis møter som ikke er nødvendig å ha. Det gjelder da at bedriften legger tilrettelegge for sosialt miljø slik at man kan kjenne mindre på savnet av det sosiale og kollegaer, forklarer Røvik.
Eventuell ledig tid kan du bruke til «The art of war», fortsetter han.
– Det handler kort fortalt om at du forbereder deg på krig i fredstid. Slip din hjernes kniver når det er fredstid. Dette kan også være en mulighet til å lære noe du ikke har gjort før. Det finnes masse online ressurser for læring hvor det går an å tegne seg opp for gratis kursing i en viss tidsperiode. I løpet av denne tiden vil forhåpentligvis mesteparten coronatåken ha lagt seg. Sett av en time om dagen til læring og tenk så bra det kommer til å bli når du kommer tilbake til kontoret igjen. Tenk om arbeidsplassen kan legge opp til at du kan ha en time hver dag hvor du kan kose deg og være tilbake på skolebenken. Men også dette må planlegges, helst dagen før du skal gjøre det.
Han oppfordrer bedrifter til å legge til rette for hjemmekontor og anbefaler bruk av videokonferanseløsninger for å holde den viktigste møtefrekvensen oppe. I tillegg mener han at arbeidsgiverne bør bruke både tid og penger på opplæring av de ansatte i bruk av disse løsningene.
GTDnordic har mennesker i fem land og jobber fra hjemmekontor ved hjelp av videokonferanseløsninger, så Røvik er selv godt kjent med problematikken.
– Jeg vet hvor frustrerende det kan være hvis man ikke kan løsningen godt nok. I det minste bør man vite hvordan man avvikler et møte godt og den minste tekniske ferdighet må være at man kjenner den tekniske løsningen. Møteleder må ha en klar agenda og klare å gjøre folk engasjert. Jeg anbefaler at bedriften tilrettelegger for og betaler for at den ansatte får mulighet til å lære seg nye ting. Dette vil være ferdigheter de kan ha nytte av når karantenen er over, avslutter han.
– Vis nærvær
Jan Ketil Arnulf er psykolog og professor ved Handelshøyskolen BI og har forsket spesielt på hvordan ledelse utøves og skapes.
– Et tips er å alltid sørge for et nærvær, råder han. Du kan si at du og jeg, som ikke kjenner hverandre, starter på en ny frisk akkurat nå. Det hadde vært noe annet enn hvis vi hadde hatt en historie. Sånn sett kan vi si at fysiske møter kanskje spiller en rolle for å forberede virtuelle møter, sier han.
– For de som har hjemmekontor, gjelder det å forsøke å kompensere for dette. Arbeidsgiver forstår nærvær som at det går an å kontrollere at du som er på jobb ikke sitter og leser avisen. På den andre siden prøver kanskje du selv å bevisstgjøre sjefen og andre kolleger på at du er til stede.
Arnulf mener noe av problemet med virtuell kommunikasjon er at vi bare tar kontakt om det mest nødvendige.
– Så skal du ha et nærvær, må du få til en form for small talk. Kommer man inn på kontoret til noen, vil du alltid engasjere deg i small talk, men det gjør man ikke på telefonen eller i virtuelle møter. Derfor anbefaler jeg at folk smører litt tjukkere på enn vanlig sosialt. Del bilder og vitser og filmer og ta kontakt innimellom digitalt på det du ellers alltid gjør analogt. Prøv å vise at man har et bredere samvær enn kun oppgaverelaterte spørsmål. All kommunikasjon er kommunikasjon basert på relasjon. Husk på å dyrke relasjonen og ikke bare sak – det er viktig, poengterer han.