DIGITAL ARBEIDSHVERDAG
Eksperter: Tror måten vi jobber på vil endres for alltid etter koronakrisen
– Når dette er over, kommer det til å føles vanskelig for oss å skulle møtes fysisk hele tiden, sier BI-professor.
Korona-krisen har til nå, i tillegg til dramatiske helsekonsekvenser, sosiale restriksjoner og stor uro i økonomien, forandret måten mange nordmenn arbeider på – i løpet av bare noen dager.
Etter at regjeringen iverksatte de mest inngripende tiltakene i fredstid torsdag 12. mars, har mange arbeidsplasser innført hjemmekontor for sine ansatte for å begrense smittespredning.
– Jeg tror at vi om fem-ti år kommer til å peke på denne pandemien som tidspunktet da vi for alvor ble digitale i vår arbeidsform, tror psykolog og professor ved BI, Jan Ketil Arnulf.
Han har ekspertkompetanse på blant annet lederskap, fjernledelse og virtuelle team, og mener omstillingen mange bedrifter går gjennom i det pågående virusutbruddet vil være med på å definere hvordan norsk arbeidsliv vil se ut i fremtiden.
– Vi tror vel at det vi opplever nå kommer til å bli hjemmekontorets triumf. Nå har vi ikke noe valg, sier han.
Foredragsholder, rådgiver og coach Morten Røvik jobber med å lære bort produktivitetsteknikken «Getting things done».
Han tror også en mer fleksibel arbeidsform enn tradisjonelt, fast kontor vil bli mer utbredt.
– Den nye normalen blir hjemmekontor. Eller at jeg som arbeidstaker i en bedrift kan sette opp et rom hvor jeg kan være i fred. Da må man ha tydelige retningslinjer som gjør at man kan jobbe konsentrert for å skape noe med høy tankemessig verdi. Men da kan det være gull verdt. Arbeidsgiverne vil se at kvaliteten på arbeidet overgår kvaliteten det hadde, sier Røvik.
Han har i tillegg fast spalte i Aftenposten hvor han skriver om personlig produktivitet, og er med i avisens ekspertpanel på jobb, karriere, jus og arbeidsliv.
– Så det er aldri så vondt at det ikke er godt for noe, legger Røvik til og sikter til den dramatiske situasjonen mange bedrifter befinner seg i.
Arbeidsgivers kontrollbehov
Professor Arnulf, som også har Kina som ekspertiseområde, kan melde om at kollegene hans i landet som først ble rammet av koronautbruddet – og som har vært i karantene – nå kjører alt virtuelt, og at omstillingen har gått bra.
– I fremtiden kommer vi nok til å bli mer bevisst på hva vi egentlig trenger kontorene våre til, tror professoren.
I 2013 skrev han en kronikk om hjemmekontor og hvorvidt det kommer til å bli en suksess eller ikke. Han forteller at det allerede da var firmaer som hadde kommet langt innenfor digitaliseringen av arbeidslivet.
– Det er egentlig bare en vanesak, og folk gjør det nesten like bra som om de var fysisk til stede på kontoret.
Nesten like bra
– Du sier «nesten like bra». Hva gjør at det ikke er like bra?
– Et av spørsmålene som er vanskelig å få tak på, er hvorfor vi må møtes fysisk, og forskjellene faller litt i ulike kategorier.
Arnulf trekker frem at mange av de store IT-gigantene på dette tidspunktet hadde gitt sine ansatte større frihet med mulighet for å arbeide andre steder enn på det fysiske kontoret.
– Det første aspektet er at det viser seg at arbeidsgivers mistenksomhet til hva de ansatte gjør når de er for seg selv, øker i vanskeligere tider. Kontrollfunksjonen, som er arbeidsgivers behov for kontroll over de ansatte, slår inn igjen.
– Dette blir ikke helt oppfylt når folk sitter på seg selv. Vi har sett store firmaer både innføre og avskaffe hjemmekontor. Så det handler både om sosial tillit og denne kontrollfunksjonen.
Ett problem
Det andre aspektet BI-professoren trekker frem, er at du som arbeidstaker forsvinner hvis du ikke klarer å gjøre deg synlig digitalt.
– Eksempelvis hadde jeg nylig et virtuelt møte med tre organisasjoner. Softwaren vi brukte er veldig intelligent, og den fremhever bildet til den som sier noe. Sier du ingenting, synes du heller ikke noe særlig. Så en medarbeider som ikke gjør noe av seg, kan fortere bli borte digitalt.
– Det er en ting vi kan se, for eksempel med folk som blir stasjonert i utlandet. Det er ikke alltid så bra, og organisasjonen der hjemme får en tendens til å glemme deg. Mye av spillet internt i organisasjoner handler om å se og bli sett. Og med de digitale kommunikasjonsformene er det lettere å ikke bli husket, påpeker han.
Teknisk kompetanse
Arnulf tror arbeidstakere nå vil lære å bruke de digitale plattformene våre mye mer og bedre og få et felles kompetanseløft på dette.
– I dette øyeblikk er det veldig mange mennesker som får veldig mye mer erfaring i å bruke digitale plattformer. Når dette er over, kommer det til å føles vanskelig for oss å skulle møtes fysisk hele tiden, mener han.
Professoren bruker seg selv som eksempel og poengterer at han rekker masse møter, men slipper å kaste bort tid i rushtrafikken, eller å løpe mellom ulike etasjer på BI.
– Dette kun fordi alle mine samarbeidspartneren bare har vært et tastetrykk unna. Så akkurat nå tror jeg vi er i ferd med å få opp bruksfrekvensen på virtuelle møter veldig. Og det vil være vanskelig å gå tilbake på.
Han trekker også frem sønnen, som går på videregående skole, hvor elevene har selvorganisert ulike klasserom på IP-telefonitjenesten Discord, en distribusjonsplattform hovedsaklig brukt av gamere. Dette uten at lærere har vært innblandet.
– Dette er et eksempel på at folk organiserer videre på det de kan fra før av. Etter at skolen ble avlyst torsdag 12. mars, har de laget klasserom for både tysk, engelsk og matte, uten at lærerne gjorde noe i det hele tatt.
– Tror du det vil bli et generasjonsskille på hvem som vil klare denne overgangen best og dårligst?
– Jeg tror det, og det er noe jeg har spådd for min egen arbeidsgiver lenge. Den nye generasjonen er mye mer villig til å bruke mer digitale plattformer i undervisningen. Mens vi ser, særlig på lederundervisningsnivå, at voksne ledere vil møtes fysisk i større grad.
Gjemmekontor?
Produktivitetsekspert Røvik har undervist over 4000 mennesker bedrifter i produktivitetsteknikk gjennom firmaet GTDnordic, og er positivt innstilt til hva det går an å oppnå av effektivitet på et hjemmekontor.
– Jeg tror man kan være mye mer effektiv på hjemmekontor hvis man ikke blir forstyrret.
– Noe jeg ser, er at folk jobber mest effektivt når de har hjemmekontor med «gj», det vil si at de kan gjemme seg unna på et stillerom på kontoret, en kafé eller kanskje mens de venter på en flyplass. Det er da de virkelig får gjort unna ting, sier han.
Les mer om hvordan du kan få opp produktiviteten på hjemmekontoret her.
Han har ikke troen på åpent kontorlandskap på når det gjelder produktivitet for såkalte kunnskapsarbeidere. Røvik definerer en kunnskapsarbeider som en person som skaper verdi gjennom tankens kraft og forener gammel og ny kunnskap til noe folk vil betale for.
Ifølge tall fra Statens arbeidsmiljøinstitutt jobber 19 prosent av de norske yrkesaktive i åpne kontorlandskap og 18 prosent på delt kontor. Kontorlandskap kan være et alternativ i arbeid som krever løpende kontakt, men forsking tyder på at det ikke er ideelt til konsentrasjonsarbeid.
– Forskningen har vist oss det, og jeg jobber med å forstå hvordan den menneskelige hjernen er skrudd sammen og hvordan vi jobber mest produktivt. Jeg ser det er to krefter som jobber mot hverandre i en kunnskapsarbeiders hverdag: Behovet for kommunikasjon og behovet for konsentrasjon. I åpent landskap står verdien av kommunikasjon høyt. Og konsentrerer du deg aldri, får du kanskje ikke heller gjort jobben din.
Det er problematisk hvis ikke bedriften gir deg mulighet til hjemmekontor med G, du er stadig vekk i møter, blir forstyrret på plassen din og får ikke gjort jobben din, mener produktivitetseksperten.
– Hvordan tror du vi vil se tilbake på situasjonen vi er i nå i ettertid?
– Jeg tror at både arbeidsgiver og arbeidstaker vil forstå at det å ha hjemmekontor er en bra ting, og at man får gjort mye konsentrert arbeid der. Det at arbeidsgiver tilrettelegger for det, vil være å ha samhandlingsløsninger som Teams og Slack. For behovet for å kommunisere med andre er jo tilstede, men det kan gjøres gjennom internett.
Digitalt sosialt miljø
Når det gjelder det sosiale aspektet av det å være arbeidstaker, byr også digitaliseringen på forandringer og utfordringer.
Røvik råder arbeidsgivere til å tilrettelegge for digitalt sosialt miljø, slik at savnet av gode kolleger blir mindre.
– For de som ikke har hjemmekontor til vanlig vil nok denne situasjonen føles sosialt veldig tomt.
Ikke minst forsvinner den smalltalken, mener professor Arnulf. Han tipser om å alltid sørge for et nærvær og å smøre litt tjukkere på sosialt enn vanlig.
– Ta kontakt innimellom digitalt på det du ellers alltid gjør analogt. Prøv å vise at man har et bredere samvær enn kun oppgaverelaterte spørsmål. All kommunikasjon er kommunikasjon basert på relasjon. Husk på å dyrke relasjonen og ikke bare sak – det er viktig, sier han.
– Jeg ser at folk som driver nettbasert læring holder på å legge ut bilder av masse rart. De møtes i et virtuelt klasserom i kaffepausen hvor de deler alt fra bilder av barnebarn til vitser, og spør hverandre hvordan det går. Dét er å pleie relasjon.
Denne saken ble første gang publisert 23/03 2020, og sist oppdatert 23/03 2020.
