Et par ting du bør unngå å gjøre på jobben i dag

Visste du at det du gjør før du drar fra jobb, kan påvirke resten av dagen og kvelden din – men også humøret ditt og hele dagen etter?

Det er med andre ord lurt å strukturere tiden på jobb på en smart måte.

Ifølge Gunhild Sætren, doktorgradsstipendiat i organisasjonspsykologi og human factors ved NTNU, er det enkle grep som skal til for å spare tid og jobbe mer effektivt.

- Det er enkelte oppgaver som det kan være lurere å ta når du har tid, heller enn på slutten av dagen eller slutten av uken, sier Sætren.

For det trenger ikke være så vanskelig å avslutte dagen litt smartere. Er du blant dem som skynder deg å sende avgårde de siste e-postene før du går hjem?

Eller kjenner du på dårlig samvittighet for at du ikke har rukket å gjøre alt du hadde på lista den dagen?

Da er det nyttig å vite at det finnes ting du bør og ikke bør gjøre før du drar hjem.

Kaotisk slutt på dagen

Anna Kristiansen jobber som økonomikonsulent i Osterøy kommune, og opplever i likhet med mange av oss at det kan være vanskelig å få avsluttet dagen på riktig måte.

– Jeg har en tendens til å starte på store og tunge ting på slutten av arbeidsdagen. Folk har gjerne et behov for å løse viktige ting på slutten dagen. Dermed blir det ofte kaotisk, innrømmer hun.

Nikker du gjenkjennende til dette, finnes det håp. Det finnes nemlig noen klassiske feller vi ofte går i på slutten av arbeidsdagen. Heldigvis er det enkle grep som skal til for å spare tid og få bedre flyt.

Her er svarene på spørsmål som lett dukker opp ved arbeidsdagen slutt:

Er det lurt å starte på et nytt prosjekt?

Kverner i hodet.

Ifølge Gunhild Sætren, doktorgradsstipendiat i organisasjonspsykologi og human factors ved NTNU, viser forskning at oppgaver du blir avbrutt i eller ikke får fullført, ofte kverner lenger i hodet enn oppgaver du får gjort ferdig. I en kjent studie ga forskeren Bluma Zeigarnik studenter oppgaver de ble avbrutt i og oppgaver de fikk . Da de senere ble spurt husket studentene oppgavene de ikke hadde fått fullført best fordi de bokstavelig talt ikke var ferdig med dem. Dette kalles Zeigarnik-effekten.

– Dermed kan det være en god idé å gjøre seg ferdig med oppgavene du holder på med, slik at du slipper å gruble på dem. Men – det er ikke anbefalt å begynne på en ny stor oppgave som krever mye kognitiv kapasitet rett før du skal hjem. Denne vet du jo at du ikke får fullført den dagen. Det er enkelte oppgaver som det kan være lurere å ta når du har tid, heller enn på slutten av dagen eller slutten av uken, sier Sætren.

Bør jeg få avgårde alle viktige e-poster?

Ikke alltid det lureste.

Er du ofte fristet til å få avgårde de siste, viktige e-postene før du drar hjem? Det kan være lurt å vente med dem til neste dag – spesielt hvis innholdet har konsekvenser for andre.

– Dette gjelder også oppgaver som kanskje krever at man ikke tar forhastede beslutninger. Man kjenner jo uttrykket «å sove på det» som kan være en god ide om man er usikker på hva man skal gjøre. La det ligge til i morgen når du har fått hvilt litt og tenkt litt mer igjennom det, sier Sætren.

– Å gi ansatte en dårlig beskjed, oppsigelse for eksempel, vil jeg anbefale å gjøre på et tidspunkt hvor vedkommende har mulighet for å ta en prat om det når det har fått sunket inn, og ikke gå helgen i møte med en slik nyhet uten mulighet for å ta det opp før mandag, fortsetter Sætren.

Må jeg rydde pulten?

Einstein hadde det jo rotete.

Ser kontoret og skrivepulten din ut som en søppeldynge på slutten av dagen?

– Det kan være lurt å rydde litt slik at rot og kaos ikke er det første som møter deg om morgenen, sier Sætren.

Men det finnes et unntak:

– Er du midt i et større forskningsprosjekt eller du jobber med noe som krever at du har mange dokumenter og mye litteratur på pulten, vil det være litt ineffektivt å bruke lang tid på å lete det frem og systematisere det for så å rydde det bort og måtte gjøre det samme igjen dagen etter. Da kan det være lurt å la ting ligge på pulten til man er ferdig, fortsetter Sætren.

Må jeg ta tak i alt jeg lovet å gjøre?

Alle vet at ting tar tid.

Har du sagt at du skal svare noen den dagen, bør du enten svare – eller sende en kjapp e-post om at du svarer i morgen tidlig.

– Det handler om å vise respekt for andre, noe som er viktig for et godt arbeidsmiljø. Du bør derfor svare på e-post og gjøre de oppgavene du har sagt du skal gjøre eller som er forventet – men dette er igjen noe jeg vil si gjelder hele dagen og ikke bare på slutten av arbeidsdagen, sier Sætren.

– Det er også vel så viktig å gi beskjed om du ikke rekker å gjøre oppgaven innen den tid du har sagt. La folk vite hvor i løypa du ligger slik at de kan planlegge andre oppgaver som ikke da er avhengig av det du skal levere, tipser Sætren.

Hva er hemmeligheten til de som lykkes?

Svaret er logisk.

En av de største forskjellene på de som lykkes og de som ikke gjør det, er at de som lykkes legger en plan for neste dag allerede dagen før.

– Planlegging, klargjøring og forutsigbarhet er viktige brikker for å prestere effektivt. Da slipper du å gruble eller stresse på ettermiddagen etter jobb om det er noe du har glemt til morgendagen, sier Sætren.

Men holder det å ha planen i hodet?

Som Anna Kristiansen sier:

– Vanligvis har jeg planen for dagen i hodet, men burde nok hatt den skriftlig for å få litt bedre oversikt. Uansett er jeg nøye på å ikke ta arbeidet med meg hjem – jeg prøver heller å være mest mulig effektiv mens jeg er på jobb.

Så sett av 10 minutter til å lage deg en plan for neste dag – du vil takke deg selv neste morgen.

– Jeg har nok en tendens til å planlegge avslutningen av dagen litt dårlig, innrømmer Kristiansen.

Og akkurat det gjelder nok de fleste av oss…

Vil du lese flere slike saker? Følg Kvinneguiden på Facebook

Kilder: Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job av Lynn Taylor, You Can't Be Serious! Putting Humor to Work av Michael Kerr og Business Insider.