"Kan du se på dette i løpet av dagen", er negativt ladet

- Jeg møter mange som er så travle at de ikke opplever seg som hyggelige lenger, fordi de er så stressa, sier Cecilie Thunem-Saanum til Kvinneguiden.

Thunem-Saanum lever av å holde kurs i tidsbruk og kommunikasjon, og ga nylig ut boken Tid til alt - gjør mer av det du tror på.

Forskning publisert i The Journal of Neuroscience viser at stress endrer hjernens funksjon og rammer særlig de delene av hjernen som styrer koordinering av bevegelser og som bidrar til læring og det å huske. En annen studie, publisert i Journal of Epidemiology and Community Health, viste at folk som slet med selv bare mild stress, var opp mot 70 prosent mer sannsynlig for å motta uføretrygd.

Frustrerte av stress

Stress er definitivt ikke bra for oss, verken fysisk eller psykisk. Men hvordan skal vi unngå det - særlig på jobb?

- Evnen til å fokusere på én ting av gangen er undervurdert og utrolig stressmestrende, sier psykologspesialist Karen Kollien Nygaard til Kvinneguiden.

Hun er spesialist i organisasjon og ledelse, i tillegg til å være utdannet bedriftsøkonom fra Norges Handelshøyskole.

- Folk flest ønsker å være servicepersoner, men blir frustrerte og stressede, nettopp fordi de sier ja til alt og dermed ikke klarer å holde tidsfrister, sier Thunem-Saanum og forklarer hvorfor det er så viktig å få bedre tid, spesielt på jobben.

- Befinner du deg i en jobb du kanskje egentlig ikke liker, og i tillegg føler deg stresset og uten kontroll mesteparten av tiden, er det viktig å spørre deg selv - "Vil jeg se tilbake på denne tiden og være fornøyd når jeg blir gammel?".

Multitasking er ikke positivt

Kollien Nygaard påpeker at en bedre strukturert arbeidsdag er viktig for å unngå stress.

- Alle arbeidsoppgaver du ikke rakk i løpet av dagen, blir enten utsatt eller bare ikke gjort - og det fører til stress. Evnen til å fokusere på én ting av gangen er undervurdert og utrolig stressmestrende. Når du multitasker får du ikke helt oversikt. I tillegg burde du prøve å ikke utsette ting, og holde deg til det kjente prinsippet som sier at alt som tar fem minutter eller mindre, burde du utføre med en gang.

Jobb med noe du liker

Mange kan nok oppleve at de har "for lite tid", rett og slett fordi jobben deres i seg selv ikke tilfører en positiv travelhet. Kun stress og fokus på arbeidsoppgaver som kræsjer med egne visjoner og ønsker for arbeidslivet.

- Før du setter i gang og utfører rådene som gir bedre tid i hverdagen, kan det være lurt å først analysere om du er i en jobb som gir deg mer positivitet enn negativitet. I tillegg burde flere bli flinkere til å gi seg selv tidsbuffere, råder Thunem-Saanum.

- Ikke takk ja til alt, bare fordi kalenderen er åpen akkurat den dagen eller timen. Du må ikke være med på alt. Og når det kommer til jobben er det viktig å ikke booke møter eller eventer rett etter hverandre. Du trenger et pusterom på minst 15-30 minutter mellom møter.

Vil du lese flere slike saker?  Meld deg på vårt nyhetsbrev og følg Kvinneguiden på Facebook!

 

1. Hvordan rekke dagens arbeidsoppgaver

Snakk i nåtid

For å kunne senke skuldrene på jobb, er det selvsagt lurt at de viktigste arbeidsoppgavene for dagen blir utført. Da kan du dra hjem med hvilepuls og en trygghet i at du er à jour.

- Det beste du kan gjøre er å snakke om dagens arbeidsoppgaver i presens, både til deg selv og kollegaer. "I dag fikser jeg rapporten", og ikke "Jeg fikser rapporten etterpå, senere eller etter lunsj", tipser  Cecilie Thunem-Saanum, som også råder alle til å snakke i nåtid når de ber om oppgaver fra kollegaer.

- "Kan du se på dette i løpet av dagen", er negativt ladet. Vær heller mer spesifikk på tid og at oppgaven skal være løst før lunsj eller innen et satt klokkeslett.

Selvsagt kan ikke dette gjelde alle dagens oppgaver, men det å sette to eller tre elementer i presens istedenfor futurum, kan lure hjernen til å være innstilt på å løse oppgaven her og nå.

Psykolog Karen Kollien Nygaard mener det er lurt å snakke om arbeidsoppgaver i nåtid, men også å kartlegge hva du faktisk blir målt på.

- Mange driver et "trøste og bære"-firma på jobb, og tar på seg oppgaver som er langt utenfor stillingsbeskrivelsen.

- Men hvilken jobb signerte du egentlig for, og hva er det sjefen din måler deg etter? Alle andre oppgaver er bare ekstra tid og ofte slit, som ingen har pålagt deg å utføre, sier hun.

2. Når innboksen er konstant full

Sett av spesifikke tidslommer.

- Jeg anbefaler folk å ikke ha pop-up innstilling på eposten men heller sjekke mail kun når du faktisk har tid. Det kan virke som en rask og grei sak å skumlese eposter du skal svare på senere, men du mister mer fokus enn du tror. Er du konstant tilgjengelig på epost er det fare for at arbeidsdagen din styres av andres behov - fremfor dine egne, sier Kollien Nygaard.

Også Thunem-Saanum råder deg til ikke å ha eposten åpen til enhver tid.

- Sett av egne tidslommer til å lese og svare på epost. Gjerne én gang om morningen, rett før eller rett etter lunsj og deretter før arbeidsdagen er slutt.

Hun anbefaler å slette alle uønskede meldinger først, samt å få mer orden i hvordan du sender og svarer på meldinger.

- Unngå å svare på lange tråder uten å endre emnefelt fra de evigvarende "RE" og "SV". Da blir det lettere å finne frem i trådsystemet, og mottakeren er bedre forberedt på hva du skriver i eposten.

I tillegg kan du gjerne begrense unødvendige svar, og vurdere å heller ringe vedkommende hvis det innebærer at du slipper en hel haug med eposter frem og tilbake.

- Det er veldig få mailer du mottar som faktisk trenger svar med en eneste gang. Blir mottakeren vant til at du svarer raskt, er faren stor for at de vil fortsette å forvente det, minner Thunem-Saanum om.

3. Når kollegaene "stjeler" tiden din

Få blir snurte hvis du ber dem vente

- Alle kan ha kollegaer de opplever som tidssluk, som konstant skal skravle eller be om tjenester. Men har du noen gang prøvd å avlede dem? Ikke la et tidssluk gå og irritere deg, når det kan løses så lett, sier Thunem-Saanum.

Noe så enkelt som å vennlig spørre vedkommende om de kan komme tilbake om ti minutter, da du sitter midt i noe som må bli ferdig nå, kan ha en god effekt.

- De færreste vil avslå eller bli snurt over en ærlig sak som det, og pass på at du ber kollegaen komme tilbake til deg - og ikke at du kommer til dem. Da kommer de kun hvis det faktisk var noe viktig.

Kollien Nygaard minner om at grensesetting både er viktig og nyttig.

- Sett grenser, og vær tøffere til å henvise folk til riktig mottaker. Da vil vedkommende få fatt i riktig person og får best hjelp, samtidig som du sparer tid.

4. Hvordan logge helt av

Se fremover for å nyte kvelden

Når dagen er omme og du endelig er på vei hjem, er det deilig å ikke måtte tenke på jobb.

 Cecilie Thunem-Saanum har noen tips til hvordan du passer på at avlogging fra jobben blir så tilfredsstillende som mulig.

- Bruk gjerne de siste 30 minuttene av arbeidsdagen til å forberede morgendagen. Sjekk eposten og oppsummer dagen som gikk. Få en oversikt over oppgavene som stikker ut for morgendagen, og analyser hvilke av dem som har størst verdi - hvilke får størst konsekvens hvis du lar være å utføre dem?

Kollien Nygaard råder deg til å være mentalt tilstede i øyeblikket du går hjem.

- «Nå går jeg hjem, nå legger jeg dette fra meg, de tingene ligger der i morgen også» er fine avsluttende tanker for å virkelig slippe taket på jobben. Ønsker du å fortsette å jobbe hjemme, er det viktig at du husker på å ikke multitaske her heller og beregn at du bruker lenger tid på arbeidsoppgavene på grunn av mange forstyrrelser.

Thunem-Saanum mener det er helt ok for dem som ønsker eller trenger å sjekke mail, eller jobbe litt hjemme etter kontortid, med forbehold om begrensninger.

- Vær streng med deg selv i forhold til hvilke tidspunkt det er ok for deg å jobbe hjemme. Hos oss er fredag og lørdag kveld hellig, mens fra søndag til torsdag kan jeg gjerne maile eller blogge litt frem til klokken 21.30.

Denne saken ble første gang publisert 14/09 2015, og sist oppdatert 24/06 2017.